Träff 5: Systematiskt närvaroarbete

Träffen går igenom en modell för systematiskt närvaroarbete, förkortat SNA. Den följer formen för skolans systematiska kvalitetsarbete (SKA).

Steg 1: Var är vi? (Nuläge)

Det första steget i SNA är att ta reda på hur frånvaron och närvaron ser ut på skolan. Genom den här kartläggningen får personalen en gemensam förståelse för eventuella problem som behöver lösas.

Det handlar om att tolka och förklara data, som kan hjälpa er att beskriva nuläget och svara på frågan:

• Hur ser frånvaron ut och vad kan ligga bakom den?

Analysera allt material som hittills samlats in i arbetet med stödmaterialet, som närvarostatistik i relation till risk- och skyddsfaktorer.

• Vad ser ni för problem? Är det något särskilt som sticker ut?
• Finns det trender eller något annat som oroar?
• Ser ni kopplingar till annan data, till exempel hur närvarostatistiken såg ut för tre år sedan? Eller hur frånvaron ser ut för pojkar respektive flickor?

I nulägesanalysen kan ni också använda material från andra kartläggningar, utvärderingar, enkäter och hälsosamtal (anonymiserade och sammanställda på gruppnivå) för att hitta mönster.

Till exempel kan ni analysera de tio senaste frånvaroutredningarna för att identifiera orsaker till frånvaro kopplat till skola, elev, vårdnadshavare och familj samt till fritid och kamrater.

Data för att vägleda närvarofrämjande insatser

Datadrivet arbete är grunden i ett främjande och förebyggande närvaroarbete, och att kartlägga nuläget på grupp- och organisationsnivå är en central del även i det systematiska kvalitetsarbetet.

Kunskap om hur man arbetar datadrivet med skolnärvaro kan användas både i det återkommande närvaroarbetet och i utformningen av SNA.

Data kan hjälpa er att:

• Identifiera risk- och skyddsfaktorer på grupp- och skolenhetsnivå.
• Följa upp och utvärdera insatser.
• Engagera vårdnadshavare, elever och skolpersonal genom att dela välgrundad och underbyggd information om hur närvaron och frånvaron på skolan ser ut.

Vilken data behöver skolan?

Att använda sig av statistik över elevernas närvaro respektive frånvaro är självklart i närvaroarbetet. Men, för att få ut bra information till analyserna behöver man mäta rätt saker.

• Undvik att använda genomsnittlig närvaro för alla elever på en enhet eller i kommunen. Undersök istället andelen elever som har en viss omfattning av frånvaron, till exempel total frånvaro (både giltig och ogiltig) mellan 10 och 20 procent.
• Undersök ogiltig respektive giltig frånvaro var för sig. Är den ogiltiga frånvaron särskilt hög i vissa klasser eller årskurser? Hur ser den sjukanmälda frånvaron ut och hur stor är frånvaron för beviljad ledighet?

För att hitta förklaringar till frånvaro på grupp- och skolenhetsnivå är det värdefullt att skilja ut data för flera olika parametrar, till exempel:

• Kön
• Elever med åtgärdsprogram
• Årskurser och klasser
• Lektioner, ämnen och veckodagar
• Organisatoriska faktorer som håltimmar och förflyttningar
• Tidpunkter under läsåret, som vår- och hösttermin och skoldagar efter lov

Viktigt att tänka på för att få tillförlitliga data

• All närvaro och frånvaro ska registreras i samband med den aktuella undervisningen, inte i efterhand.
• Lärarna behöver goda förutsättningar att registrera närvaro. All undervisning behöver vara schemalagd, även för elever med anpassad studiegång. 

Ytterligare data för att förstå sambanden bättre

För att upptäcka och förstå sambandet mellan närvaroproblem, risk- och skyddsfaktorer och följa elevernas utveckling mot målen, behövs mer än bara närvarostatistik. Till exempel data över:

• Skolresultat
• Kränkningsanmälningar
• Kännedom om elevernas upplevelse av trivseln i skolan
• Kännedom om elevernas upplevelse av trygghet i skolan, och på vägen dit och hem
• Kännedom om elevernas upplevelse av stress relaterad till skolarbetet

Elevernas egna röster

Elever ska göras delaktiga i frågor som berör dem. De har även värdefull kunskap om vad som gör att de själva och deras kompisar går till skolan och på lektionerna – och vad som får dem att låta bli.

Elevernas röster kan till exempel samlas in genom:

• att lyssna på eleverna i vardagen, eller i fasta forum som elevråd eller elevkår.
• genomföra punktinsatser som till exempel enkäter eller elevintervjuer på temat skolnärvaro.

Fler exempel finns i Stöd i arbetet med tidiga och samordnade insatser för barn och unga.

Elevskyddsombud kan också hjälpa till att kartlägga frånvaroorsaker och hitta sätt att stärka närvaron. 

Steg 2: Vart ska vi? (Mål)

I det andra steget ska ni komma överens om ett mål för insatsen. Målet behöver vara avgränsat till något ni kan ansvara för och påverka. Det ska också vara förankrat hos alla som ska medverka och bidra.  

Det är viktigt att målet sätts i relation till nulägesanalysen i steg ett.

Exempel på mål:

• Ökad andel elever (till exempel i en viss årskurs) som har höjt närvaron. 
• Ökad andel elever med regelbunden närvaro (definierat som minst 90 procents närvaro). 
• Minskad andel elever med över 15 procents frånvaro. 
• Minskad ogiltig ströfrånvaro. 
• Minskad andel elever med sen ankomst eller som lämnar skolan före skoldagens slut.

Steg 3: Hur gör vi? (Strategi)

Baserat på steg ett och två är det nu dags att komma överens om en, flera, eller en serie av insatser. Bestäm er till exempel för:

• Vilken eller vilka insatser som ska genomföras.
• Vem eller vilka som är mottagare för eller som ska delta i insatserna.
  Pekar kartläggningen till exempel på en viss typ av närvaroproblem eller frånvaro i specifika årskurser, klasser eller elevgrupper?
• Vem eller vilka som ska leda insatsen.
• När insatsen ska genomföras.
  Visar kartläggningen till exempel ökad frånvaro under särskilda tidpunkter under läsåret?
• Under hur lång tid, under vilken tidsperiod den ska genomföras.
• Var.
• Tidpunkt(er) för uppföljning.

Steg 4: Hur blev det? (Uppföljning)

I det fjärde och sista steget är det dags för uppföljning och utvärdering – motorn i systematiskt kvalitetsarbete. Uppföljningen hjälper er också vidare in i ett nytt första steg i SNA. Det fjärde steget tas upp mer utförligt i träff 6.

Redan nu kan ni börja förbereda utvärderingen genom att koppla den till målet för er insats: Vad vill ni uppnå?

För att ta reda på hur insatsen har gått kan ni till exempel behöva:

• Fråga elever, lärare och/eller vårdnadshavare.

• Samla in ny data – vad och när?

• Identifiera vem eller vilka som ska vara med i utvärderingen, utifrån vilka som är “bäst lämpade att svara”.