Förbättringsarbete familjecentraler

Inom ramen för den länsgemensamma satsningen Uppdrag Psykisk Hälsa Stockholms län genomförs aktiviteter för att stötta det lokala arbetet med psykisk hälsa. En av aktiviteterna under 2020 var utbildningen ”Förbättringsarbete för samordnare på familjecentraler”.

Familjecentraler är ett bra exempel på en verksamhet som drivs av olika huvudmän och där samverkan och samordning av resurser är avgörande för att lyckas med sitt uppdrag: Att utifrån hela familjens livssituation främja en god hälsa hos barn och föräldrar.

– 2020 fick länets barnmorskemottagningar och barnavårdscentraler ett tilläggsuppdrag: familjecentral med fokus på samverkan. Detta ledde bland annat till att familjecentralerna skrev löpande samverkansavtal mellan verksamheterna som ingår och, om det inte redan fanns på plats, anställde en samordnare. I samband med detta blev det naturligt att erbjuda en utbildning i samverkan. Både för att stärka dem som redan har arbetat en tid och för att introducera nya samordnare i arbetssätt och metoder. Dessutom skapas ett starkt nätverk mellan deltagarna, som har hunnit olika långt i sitt arbete. Det blir en naturlig väg att fortsätta att höra av sig till varandra för att bolla idéer, få tips och råd, säger Susanne Hagelbäck, projektledare, avdelningen för närsjukvård på Hälso- och sjukvårdsförvaltningen.

Utveckla nya arbetssätt

21 samordnare från 17 familjecentraler har under fem kurstillfällen gått igenom grunderna i förbättringsarbete och hur en verksamhet med flera ben kan samverka mer målinriktat. Målet med utbildningen är att utveckla arbetssätt som leder till insatser som främjar hälsa och förebygger ohälsa hos blivande föräldrar, små barn och deras familjer. Utbildningen är indelad i fyra fokusområden:

  • Förbättringskunskap
    Grundläggande teori, verktyg och metoder för att kartlägga verksamheten och se alla delar i en familjecentral. Utgår från frågor som: Vilka är vi till för? Vad fungerar/fungerar inte idag? Syftet med verksamheten? Mål? Resulterar i SMARTA mål och förbättringsidéer att testa i den egna verksamheten.
  • Mäta och följa upp arbetet
    Genomgång av hur den egna verksamheten kan använda sig av olika sätt att mäta och följa upp sitt arbete över tid för att jobba med ständig förbättring.
  • Coachning och förändringspsykologi
    Om olika metoder för hur samordnaren kan stötta team, medarbetare och chefer i förändringsarbetet, bland annat genom att ställa coachande frågor.
  • Familjesamverkan
    Praktiska exempel på hur familjecentralen kan involvera föräldrar och familjer i sitt förbättringsarbete.

Teori varvas med övningar och samordnarna tränar både på verktyg och metoder i gruppen. Mellan varje kurstillfälle har deltagarna i uppgift att arbeta praktiskt: att testa och implementera verktyg och modeller i ett team med representanter från alla verksamheter på den egna familjecentralen. I förlängningen ska de arbetssätt som faller väl ut standardiseras och implementeras i verksamhetens fortsatta förbättringsarbete.

-För mig har det framförallt varit spännande att lära mig mer om samverkan, olika metoder och arbetssätt och samtidigt få inspiration och kunskap som jag kan ta med hem till mina kollegor. Jag känner mig tryggare när jag kan luta mig mot fakta. Det hjälper mig som samordnare att driva på processen, även om jag inte ensam ansvarar för att etablera samverkan på familjecentralen, säger Malin Hedlin, samordnare och bvc-sköterska på familjecentralen Spånga/Tensta och en av deltagarna på utbildningen.

Samverkan ger tydligare yrkesroller

En invändning mot samverkan är att det skulle finnas risk att yrkesrollerna flyter ihop. Tvärtom visar forskningen att yrkesrollerna blir tydligare. Det beror på att man kan remittera vidare istället för att ta sig an en roll som man kanske inte behärskar. Genom att arbeta nära andra yrkeskategorier blir den egna yrkeskompetensen tydliggjord.

– Bara genom att träffas och ha regelbundna möten över verksamhetsgränserna startar en förbättringsresa! En gemensam kartläggning av verksamhetens förutsättningar och behov, både internt och hos föräldrar och barn, leder till samsyn. Med hjälp av metoderna som vi lär ut ökar tryggheten i att våga testa, förbättra och implementera nya arbetssätt, säger Neha Sharma, projektledare och förbättringscoach, QRC Stockholm/planeringsenheten, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen.

Möjligheten att testa nya arbetssätt tillsammans med andra samordnare är något som kursdeltagarna har uppskattat.

– Arbetsmetoder som fiskbensdiagram och ”Veta, känna, göra” var helt nya för mig. Både att se hur andra samordnare och familjecentraler använder sig av dessa och att själv testa dem i den egna arbetsgruppen visar att de fungerar i vardagen. Jag hoppas att våra familjer kommer att märka skillnad. Just nu ser vi bland annat över hur vi kan jobba mer involverande med familjesamverkan. Till exempel genom att använda oss av gemensamma intervjuer eller fokusgrupper för att få in behov och idéer. Hittills har vi använt oss av separata enkäter, säger Malin Hedlin.

Under kursen uppmanas deltagarna att våga testa nya arbetssätt.

– Enkäter har många arbetat med länge. Vad händer om man istället väljer att intervjua föräldrar och ställa öppna frågor? Kanske kan man bättre fånga upp dem som vi är till för. Till exempel bättre nå dem som inte har svenska som modersmål? Genom att testa olika metoder hittar man fram till sätt som fungerar bäst i den egna verksamheten och kan systematisera dessa, säger Neha Sharma.

Viktigt att involvera alla för att lyckas

Samverkan är en kombination av samordning och samarbete, båda lika viktiga för att lyckas.

-Samordning skapas i form av att man sätter en grundstruktur bestående av en samordnare, en styrgrupp och en arbetsgrupp. Man sätter upp tydliga ramar för hur man ska jobba tillsammans, när och hur. Samarbetet stärks när alla i verksamheten har en större förståelse för allas professioner och yrkesroller. Det är viktigt att lägga tid på att lära känna varandra, varandras uppdrag och prioriteringar, säger Susanne Hagelbäck.

Det finns flera förutsättningar för att lyckas med förbättringsarbete och ökad samverkan. Även om samordnaren har en viktig roll, måste chefer och medarbetare i de olika verksamheterna ha en grundläggande förståelse för vad förbättringsarbete är och innebär.

– Säkerställ resurser och tid för alla medarbetare och chefer, inte bara för samordnaren. Även om vi sitter i samma hus är det svårt att hitta tid för möten och arbetet stoppas upp. Det är viktigt att alla verksamhetschefer är med på tåget och kan hjälpa till att bana väg för processen. Att vi hela tiden pratar om vad vi gör och vad det ska leda till, säger Malin Hedlin.

-Lita på processen. Börja i det lilla, testa och utveckla framåt genom att standardisera det som fungerar bra. Att arbeta systematiskt med förbättringsarbete ger erfarenhet och lärdomar som är en viktig del av lärandet! Låt förbättringsarbete och samverkan får ta tid. Det viktiga är att ni i teamet fortsätter att vara nyfikna, det är kärnan i processen, som sker i steg, säger Neha Sharma.

Fler förutsättningar för ökad samverkan:

  • Involvera målgruppen, de som verksamheten vänder sig till. Lyssna, ta in och använd er av deras förslag och synpunkter.
  • Chefernas roll för att ge teamet rätt förutsättningar.
  • Nätverka med andra som också arbetar med ökad samverkan. Ställ frågor, tipsa och håll dialogen levande för att lära av andra, även utanför den egna verksamheten.
  • Fyll ständigt på med bränsle på området förbättring och samverkan: genom föreläsningar, böcker och sociala medier.
  • Fira era framgångar!
  • Mer information om samverkan och systematiskt förbättringsarbete:
Litteraturtips

Quality By Design: A Clinical Microsystems Approach, av Eugene C Nelson, 2007.

The Health Care Data Guide: Learning from Data for Improvement, av Lloyd P. Provost, 2011.

Coaching: vad, varför, hur, av Susann Gjerde, 2012.

To team or not to team, av Stefan Söderfjäll, 2017.