Mötescirkel för ordförande

Mötet delas in i fem delar som tar olika lång tid, fördela tiden enligt cirkeln.

Inledning

Ordförande leder mötet och skapar trygghet för deltagarna. Hen berättar om syftet med mötet, hur lång tid som är avsatt och hur mötet går till. Säkerställ att alla kan närvara under hela mötet. Låt huvudpersonen, som mötet handlar om, presentera sig kort. Därefter presenterar övriga deltagare sig och den kontakt de har med huvudpersonen.

Under mötet:

  • Välkomna deltagarna och presentera dig och den som för anteckningar.
  • Låt huvudpersonen presentera sig och därefter deltagarna i tur och ordning.
  • Informera om:
    • Samtycke och sekretess
    • Syfte med mötet
    • Frågeställningar
    • Avsatt tid

Aktuell situation

Ordförande ser till att alla i tur och ordning kort beskriver hur de uppfattar situationen för huvudpersonen just nu. Huvudpersonen kan börja, om hen vill. Säkerställ att saker som fungerar tas upp så att mötet inte blir för probleminriktat. Begränsa tiden.

Under mötet:

  • Alla beskriver kort hur de uppfattar huvudpersonens situation.
  • Vad fungerar bra?
  • Vad fungerar inte så bra?

Behov

Längst tid behöver avsättas till denna del. Här ska den hjälp som huvudpersonen behöver  tydliggöras och vem som ska göra vad. Om huvudpersonen vill kan hen börja. Låt de andra, i tur och ordning, beskriva hur de ser på vad som behövs och vilket stöd de kan ge. Formulera mål på lång och kort sikt samt insatser/hjälp. Målen ska vara konkreta och tydliga. När begrepp används som är svåra att förstå – be den som använder begreppet att förklara.

Under mötet:

  • Utgå ifrån de presenterade frågeställningarna och de behov huvudpersonen har. Formulera konkreta mål på lång och kort sikt.
  • Vad kan huvudpersonen/familjen göra själva?
  • Vilka insatser behövs för att nå målen?
  • Hur ofta ska insatser ges?
  • När ska insatser påbörjas?
  • Var ska insatser ges?
  • Vem ska utföra insatser?

Sammanfattning

Ordförande sammanfattar vad som framkommit och poängterar tydligt vem som ska göra vad. Om det finns något ni inte är överens om – tydliggör även detta. Huvudansvarig för planen utses – klargör dennes roll. Det kan vara en fördel om den huvudansvarige hör av sig till huvudpersonen efter mötet för att prata om mötet och vad som bestämdes.

Under mötet:

  • Sammanfatta vad ni kommit överens om
  • Klargör om något kvarstår eller är oklart
  • Poängtera tydligt – vem som ska göra vad
  • Har du glömt något? Är något oklart?
  • Har huvudpersonen önskemål om vem som ska vara huvudansvarig för planen?
  • Utse huvudansvarig och tydliggör dennes roll

Avslutning

Ordförande berättar när och hur deltagarna får ta del av planen, skriftligt eller digitalt. Ordförande bokar in ett möte för att följa upp planen – om samordning inte längre behövs, avslutas planen.

Låt alla kort berätta hur de upplevde mötet, om de vill. Detta för att utveckla och förbättra kvalitén i möten. Patienter/brukare kan även ge feedback anonymt om upplevelsen av mötet med hjälp av enkäten SIP-kollen. Ge akt på hur huvudpersonen upplevde mötet.

Under mötet:

  • Boka in tid för uppföljning alternativt avsluta SIP:en.
  • Dela ut planen eller berätta när och hur de kan få ett exemplar av planen
  • Efterfråga deltagarnas upplevelse av mötet
  • Tacka deltagarna

Hjälpte informationen på sidan dig?